Ah la contabilità come la tengo io non la tiene nessuno. Il grado di analiticità

Quando parlo a dei colleghi della possibilità di esternalizzare il servizio della tenuta della contabilità spesso mi sento rispondere ” Ah la contabilità come la tengo io non la tiene nessuno”.

E allora ho deciso di aprire questa rubrica con lo scopo di far capire che la partita doppia è UNA e si tiene in un solo modo fin da quanto fu codificata da Fra Luca Pacioli.

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Ci sono molti luoghi comuni che sono falsi. Il primo riguarda il grado di analiticità che la partita doppia deve avere per cui ci sarebbero dei Colleghi che fanno delle contabilità “MIGLIORI” rispetto agli altri perché più analitiche.

Da un punto di vista civilistico e di prassi contabile la contabilità ha un unico scopo: consentire la INTELLEGIBILITA’ fra essa e gli ATTI di gestione.

Cioè qualsiasi soggetto TERZO rispetto all’azienda, leggendo la contabilità deve poter CAPIRE cosa sia successo.

Ora partendo da questo punto fermo vi possono essere dei vari gradi di INTELLEGIBILITA’. Si va da un grado in cui l’analiticità del piano dei conti e delle descrizioni in partita doppia è minima fino ad arrivare a sistemi di contabilità generale usati come contabilità analitica per il controllo con la rilevazione, non solo di fatti ed atti esterni, ma anche addirittura dei fatti interni come i passaggi interni fra vari centri di costo.

Rispondere alla domanda “Quale è il giusto grado di analiticità di un sistema di contabilità generale?” è impossibile, poiché la domanda è sbagliata.

Il giusto quesito che ci dobbiamo porre è: “Quale è l’obiettivo del mio sistema informativo, di cui la contabilità generale è solo un pezzo?”

Allora vediamo quali possono essere gli obiettivi informativi che la Co.Ge. può permettere di raggiungere. Ce ne sono tre gruppi. Obiettivi civilistici, fiscali e di controllo di gestione.

Quanto agli obiettivi civilistici, il codice fa riferimento alla contabilità generale rispetto a queste esigenze:

1) Determinazione dell’utile ai fini dell’incremento o decremento del, patrimonio aziendale e ai fini della determinazione dei dividendi da corrispondere; 2) Determinazione della consistenza patrimoniale ai fini del mantenimento al di sopra dei minimi di legge del capitale sociale per le società di capitali e per la determinazione del valore della quota dei soci nei casi di recesso o esclusione; 3) Esposizione dell’esatta situazione debitoria dell’imprenditore e delle società; 4) Esposizione dei beni dell’imprenditore che non fanno parte della sua sfera privata.

Per soddisfare questi obiettivi il grado di analiticità deve prevedere di indicare come minimo categorie di costo funzionali, senza dover scendere nello specifico, e creare conti di debito e credito ANALITICI distinti per soggetto giuridico.

Raggruppare i debiti nella locuzione DEBITI DIVERSI non sarebbe corretto. Ma sarebbe corretto usare Ricavi da vendite, ricavi da servizi, costi da acquisto fattori produttivi, costi finanziari, costi amministrativi, costi generali.

Usare ad esempio costi per pulizia locali al posto di costi generali sarebbe del tutto inutile ai fini civilistici.

Dal punto di vista dell’intelligibilità ai fini fiscali, il TUIR fa riferimento alla CO.GE UNICAMENTE con riferimento alla determinazione del reddito. In particolare pone come prima condizione per la deducibilità dei costi che questi siano indicati nel conto economico.

Infatti non possono essere dedotti i costi non registrati nella co.ge. Qui il livello di analiticità richiesto è minimo, piu’ basso rispetto a quello civilistico, potendo addirittura raggruppare i debiti senza necessità di dover operare una distinzione analitica.

Quando la contabilità generale deve soddisfare anche delle esigenze di controllo di gestione DEVE, intanto, essere tenuta all’interno dell’azienda per soddisfare il principio dell’immediatezza e deve, poi, avere un grado di analiticità il più profondo e dettagliato possibile.

Si rende allora necessaria l’accensione di molti conti analitici. Qui ad esempio dovremo distinguere fra le spese di pulizia degli uffici da quelle degli show room o dei negozi perché dobbiamo CONTROLLARE. Fatta questa lunga ma necessaria premessa per capire di cosa stiamo parlando, è facile arrivare a delle decisioni incontrovertibili. Chi usa la Co.Ge per scopi di controllo di gestione non si rivolge al commercialista ma la tiene all’interno dell’azienda.

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Il commercialista che tiene la contabilità per i suoi clienti quindi ha l’unico obbligo di soddisfare l’analiticità richiesta per gli scopi civilistici. Infatti, il bisogno informativo civilistico soddisfa sicuramente anche quelli fiscale.

Quindi, a rigore di codice e di prassi contabile, la metodologia che noi usiamo nella registrazione delle contabilità soddisfa i requisiti minimi di analiticità richiesti dal codice.

Da questo punto di vista la descrizione aggiuntiva, o una descrizione analitica è del tutto abnorme rispetto agli scopi informativi, bastando l’indicazione dei conti movimentati in DARE ed in AVERE.

Lo stesso utilizzo di automatismi (Es. F5 per la creazione AUTOMATICA di articoli in partita doppia) per la creazione di scritture va in questa direzione di estrema semplicità descrittiva.

Sarebbe infatti un controsenso fare descrizioni dettagliatissime e usare un piano dei conti molto analitico per poi GENERARE SCRITTURE IN AUTOMATICO. Gli automatismi sono antitetici alla qualità informativa; o gli uni o gli altri.

Posto che tutto sia migliorabile e perfettibile, come ad esempio le descrizioni aggiuntive si possono concordare ed inserire più spesso, io credo che se vogliamo migliorare l’EFFICIENZA ECONOMICA del servizio contabilità, cioè farlo costare meno a parità di bisogni informativi soddisfatti, la strada sia quello di usare la nostra SCIENZA e la nostra PERIZIA e di metterla al servizio dell’intelligenza economica ELIMINANDO L’AUTOBUROCRATIZZAZIONE che caratterizza le organizzazioni MEDIOCRI che trovano la loro ragione di esistere nella BUROCRATIZZAZIONE STESSA e non nell’uso economico della loro destrezza professionale.

Il commercialista ha compiti e DOVERI verso l’imprenditore ben più alti di quelli di aumentare l’analiticità informativa delle contabilità. Si discute se sia meglio usare servizi generali o costi per pulizia locale nel contabilizzare una fattura dell’impresa delle pulizie, ma poi non si conosce il margine di contribuzione giornaliero del cliente e ci si accorge (forse) che produce in perdita dopo 6 mesi!

Se vuoi quindi migliorare l’efficienza economica del servizio contabilità nel tuo studio e allo stesso tempo vuoi risparmiare tempo e risorse per migliorare il tuo servizio di consulenza e dedicarti al VERO CONTROLLO sulle attività dei tuoi clienti (come tutti i commercialisti secondo me dovrebbero fare) vai al seguente link:

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